Mit diesen Tipps schreibst Du Deine Rechnungen in Zukunft fehlerfrei

Wenn Du eine falsch ausgestellte Rechnung bezahlst, kann es Dir unter Umständen passieren, dass du bares Geld verschenkst. Auch auf der anderen Seite gilt: Wenn Du Deinen Kunden keine Umstände machen und ohne Inkasso-Aufwand schnell an Dein Geld kommen willst, solltest Du darauf achten, dass all Deine ausgestellten Rechnungen sämtliche wichtigen Angaben enthalten. Im Folgenden Beitrag erklären wir Dir, wie Deine Dokumente dafür aussehen sollten.

Wissenswertes zur ordnungsgemäßen Rechnungsstellung

Unter Rechnungen versteht man gemäß § 14 UStG und §§ 31-34 UStDV all diejenigen Dokumente, mit denen Du beispielsweise eine Lieferung oder eine sonstige Leistung abrechnest. Gleichzeitig ist darin festgelegt, welche Angaben unbedingt auf Deine Rechnungen müssen, damit das Finanzamt die Dokumente bei einer Betriebsprüfung genau nachvollziehen kann. Andernfalls kann es sich quer stellen, was für Dich wiederum Ärger bedeuten kann. Hinzu kommt, dass die Empfänger Deiner Rechnungen die Dokumente reklamieren können, wenn wichtige Angaben fehlen. In diesem Fall musst du mit Zahlungsverzügen rechnen. Auch Unternehmer, die unvollständige Rechnungen bezahlt haben und diese anschließend steuerlich absetzen möchten, können bei einer Prüfung ihrer Bücher Ärger vom Finanzamt bekommen.

Diese Pflichtangaben müssen auf Deine Rechnungen

Wenn Du zum Ausweisen der Umsatzsteuer verpflichtet bist, müssen Deine Rechnungen folgende Angaben enthalten:

  • Rechnungssteller: Vollständiger Name und Anschrift Deines Unternehmens.
  • Rechnungsempfänger: Vollständiger Name und Anschrift Deines Rechnungsempfängers.
  • Rechnungsdatum: Das Ausstellungsdatum der Rechnung.
  • Steuernummer/Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Deine vom Finanzamt zugeteilte Steuernummer und/oder Deine Umsatzteuer-Identifikationsnummer.
  • Rechnungsnummer: Die Nummer der Rechnung kann aus einer oder mehreren Zahlenreihen bestehen und muss einmalig sein.
  • Rechnungspositionen: Die jeweilige Menge sowie Art und Kosten Deiner Lieferung bzw. Leistung.
  • Leistungs-/Lieferungs-Datum: Das Datum oder der Zeitraum der Leistung bzw. Lieferung.
  • Netto-Betrag: Der Netto-Betrag (ohne Steuersätze).
  • Steuersatz: Du musst auf Deinen Rechnungen angeben, welchen Steuersatz du jeweils anwendest.
  • Steuerbetrag: Neben dem jeweils angewendeten Steuersatz musst Du ebenfalls den Steuerbetrag auf Deine Rechnungen schreiben.
  • Grund einer eventuellen Steuerbefreiung (z.B. Kleinunternehmerregelung): Liegt ein Grund für eine mögliche Steuerbefreiung vor, musst Du diesen ebenfalls angeben.
  • Nachlässe: Eventuell zuvor vereinbarte Nachlässe (z.B. Skonto) müssen enthalten sein.
  • Aufbewahrungspflicht (nur bei Bauleistungen): Bei Bauleistungen musst Du einen Hinweis auf die gesetzliche Aufbewahrungspflicht des Empfängers der Leistung angeben.

Damit Du Dir sicher sein kannst, dass Deine Rechnungen stets fehlerlos sind und alle wichtigen Pflichtangaben enthalten, kannst du zum Beispiel auch eine Rechnungssoftware verwenden. Spezielle Programme für die Auftragsbearbeitung und Rechnungsstellung bieten Dir den Vorteil, dass Du sogar von unterwegs aus mit Deinem Smartphone oder Tablet Rechnungen schreiben und jederzeit auf alle wichtigen Daten zugreifen kannst. So hast Du stets alles im Blick.

Freiwillige Angaben auf Rechnungsdokumenten

Zwar ist es nicht gesetzlich vorgeschrieben, Deine Rechnungsdokumente mit „Rechnung“ zu betiteln, allerdings grenzt Du Deine Unterlagen so klar von Aufträgen, Angeboten und Lieferscheinen ab und vermeidest dadurch Missverständnisse. Darüber hinaus ist es von Vorteil, auf Deinen Rechnungen persönliche Kontaktdaten (z.B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse etc.) anzugeben, sodass Dich Deine Kunden bei Rückfragen leichter kontaktieren können.

Damit Du nicht länger als nötig auf Dein Geld warten musst, ist es außerdem ratsam, Zahlungsfristen auf Deinen Rechnungen anzugeben – insbesondere auf denen von Privatpersonen. Am besten weist Du sie in Deinen Dokumenten darauf hin, dass standardmäßig 30 Tage nach Fälligkeit oder Zugang einer Rechnung ein Zahlungsverzug eintritt. Zusätzlich erleichterst Du Deinen Kunden das Bezahlen, indem Du Deine Bankverbindung auf die Rechnungen schreibst.

Kleinbeträge richtig ausweisen

Soweit Du Beträge bis 150 Euro brutto in Rechnung stellst, ist das Finanzamt nach § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) auch mit weniger ausführlichen Angaben auf Deinen Dokumenten zufrieden. In diesem Fall musst Du zum Beispiel nicht extra die Mehrwertsteuer berechnen, sondern es genügt, wenn Du schreibst, dass die Rechnungssumme 19 % MwSt enthält.

Folgende Angaben darfst Du bei Kleinbeträgen aber trotzdem nicht vergessen:

  • Vollständiger Name und Anschrift Deines Unternehmens
  • Datum der Ausstellung
  • Bezeichnung, Art und Menge der gelieferten Produkte bzw. Dienstleistung
  • Bruttobetrag
  • Steuersatz der darin enthaltenen Umsatzsteuer

Rechnungen schreiben als Kleinunternehmer

Hast Du beim Finanzamt die umsatzsteuerliche Einstufung als Kleinunternehmer nach § 19 UStG beantragt, darfst Du in Deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Das bedeutet im Gegenzug, dass Du für gezahlte Rechnungen an andere Unternehmen keine Erstattung der Vorsteuer beantragen darfst.

Du darfst die Kleinunternehmerbesteuerung in Anspruch nehmen, wenn Dein Umsatz nach § 19 UStG zuzüglich der darauf entfallenden Umsatzsteuer

  1. im vorangegangenen Kalenderjahr 17.500 Euro nicht überstiegen hat.
  2. im laufenden Kalenderjahr 50.000 Euro voraussichtlich nicht übersteigt.

Damit Dich das Finanzamt als Kleinunternehmer einstuft, musst Du beide Kriterien gleichzeitig erfüllen. Ist das der Fall, musst Du Deine Rechnungen anstelle des Mehrwertsteuersatzes und der errechneten Steuer mit dem Hinweis versehen, dass Deine Leistungen gemäß § 19 UStG umsatzsteuerfrei sind.

Fazit

Wie Du siehst, ist es im Grunde kein Hexenwerk, rechtsgültige Rechnungen zu schreiben. Trotzdem kommen unvollständige Dokumente in der Praxis immer noch relativ häufig vor. Wenn Du Dich an die Anforderungen für eine ordnungsgemäße Rechnungsstellung hältst, machst Du Dir nicht nur selbst das Leben einfacher, sondern auch Deine Kunden werden es Dir in Zukunft danken.

Über den Autor

Maximilian Fischer

Der studierte Diplom-Betriebswirt (FH) Maximilian Fischer hat sich auf die betriebswirtschaftlichen Funktionsbereiche Marketing, Personal, Controlling sowie Rechnungswesen spezialisiert und ist als Unternehmensberater tätig.

Daneben schreibt der freischaffende Autor als Experte für bekannte Onlineportale und Fachverlage zum Thema Unternehmensführung und Existenzgründung.

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