Wie sieht eigentlich Euer Start in den Arbeitstag aus? Habt Ihr feste Abläufe oder sieht jeder Morgen ein bisschen anders aus? Als jemand, der sich selbstständig gemacht hat, kann man ja weitgehend selber darüber bestimmen, wie und wann man so richtig loslegt. Ich gehöre zum Beispiel zu den Leuten, die erstmal ein paar Routine-Sachen erledigen müssen, um warmzulaufen – außerdem gibt es mir immer ein gutes Gefühl, schon ganz viel getan zu haben, wenn ich nach kurzer Zeit drei Aufgaben von der Liste streichen kann. Auf die einfach zu erledigenden Sachen folgen bei mir laut Plan dann die anspruchsvollen Projekte. Nur wird der Plan leider sehr oft vom Telefon, Mails, Facebook und Co. durchkreuzt. Am Ende heißt es oft: Nachtschicht, weil wichtige Dinge immer noch nicht fertig sind.
Auf Dauer ist das ausgesprochen anstrengend, unbefriedigend und wenig nachhaltig. Gerade Selbstständige kostet das Kräfte und Kapazitäten, die sie nicht haben – und die letztendlich auf Kosten ihrer Leistung gehen. Die gute Nachricht: Gegen dieses Problem lässt sich etwas tun. Denn das Problem ist weit verbreitet und entsprechend viele Experten haben sich deshalb bereits damit auseinandergesetzt. Mehr Konzentration, lautet die Lösung. Es geht darum, Störfaktoren zu minimieren, das Multitasking zu reduzieren und nach einem sinnvollen Zeitplan zu arbeiten. Welche Wege dahin führen und welche Tools die Konzentration erleichtern können, habe ich hier schön konzentriert für Euch gesammelt.
Inhaltsverzeichnis:
Die richtige Reihenfolge
Wie gesagt, meinen Morgen starte ich bisher mit weniger anspruchsvollen Routinearbeiten wie Rechnungen schreiben, Ablage machen… Total verkehrt, sagt der Zeitmanagement-Experte Martin Krengel. Denn das Gehirn gerät so in den „Kleinigkeiten-Modus“, aus dem es dann nur noch mit großer Anstrengung wieder rauskommt.
Effizienter sei es, morgens sofort in den „Denkmodus“ zu schalten, um dem Gehirn zu signalisieren, dass es heute intensiv Arbeiten muss. „Selbst wenn wir nach einer Stunde Denktätigkeit unterbrochen werden oder unsere Mails abrufen, fällt uns die Rückkehr zu den wichtigen Aufgaben ungleich leichter. Beginnen wir mit Kleinkram, verpassen wir diesen Anfangsschwung!“, warnt Krengel.
Für mich würde das in Zukunft also heißen: Rechner anschalten, mich sofort einem anspruchsvollen Text widmen und die „Kleinigkeiten“ entweder zwischendurch oder hinterher erledigen.
Störfaktoren ausschalten
Zum Glück sitze ich nicht allein im Büro. Ich mag es, zwischendurch kurz mit Kollegen zu sprechen, gemeinsam einen Kaffee zu trinken und jemand fragen zu können, wenn ich mir zum Beispiel bei einer Formulierung unsicher bin. Es gibt aber natürlich auch so Tage, da lenkt mich jedes Telefongespräch der Umsitzenden ab, da unterhalten sich vor meinem Fenster irgendwelche Mädels lautstark über Beziehungsprobleme, es klingelt häufig das Telefon und es kommt eine dringende E-Mail nach der anderen. Dabei noch produktiv arbeiten? Schwierige Sache.
Wer in einer Bürogemeinschaft oder einem Großraumbüro sitzt, kann ja leider nicht einfach die Tür hinter sich zumachen, um seine Ruhe zu haben. Und schallschluckende Umbauten, wie sie Experten für die Arbeitsplatzgestaltung empfehlen, sind auch nicht unbedingt drin. Eine Lösung können Kopfhörer sein, die vor Umgebungsgeräuschen schützen. Wirkt vielleicht auf die Kollegen etwas asozial, funktioniert aber bestens.
Wenn das Telefon dauerklingelt, kann es vielleicht auf stumm gestellt oder weitergeleitet werden? Bei Mails bieten sich feste Bearbeitungszeiten an (die man als Selbstständiger eventuell auch seinen Kunden bekanntgeben sollten, damit diese sich bei dringenden Angelegenheiten daran orientieren können).
Tools für effizienteres Arbeiten
Wer sich unbewusst häufiger mal im Netz „verirrt“, sollte zusätzlich darüber nachdenken, sich in Konzentrationsphasen aus dem Internet auszuschließen. Wer es nicht mit Willenskraft alleine schafft, Facebook und Co. für ein paar Stunden unbeachtet zu lassen, kann sich automatische Hilfe in Form von Apps holen.
Eine dieser Apps ist Freedom. Mit Freedom könnt Ihr bis zu acht Stunden lang Euren Internet-Zugang blockieren. Falls Ihr Euch einfach nur eine halbe Stunde Auszeit verordnen wollt, geht das natürlich auch. Das könnt Ihr ganz einfach und individuell einstellen. Die App gibt es sowohl in einer Mac- wie in einer Windows-Version. Einziger Haken: Mit umgerechnet acht Euro ist sie nicht ganz billig – aber es gibt eine kostenfreie Testversion.
Während Ihr mit Freedom total vom Netz abgeschnitten seid, bietet das Firefox-Add-on Leech Blocker die Möglichkeit, nur bestimmte Seiten für einen definierten Zeitraum zu blockieren. Ihr müsst also vorher überlegen, welche Dienste Euch Tag für Tag besonders viel Zeit rauben und könnt diese dann auf den Index setzen (etwa kein Facebook und kein Twitter von 10 bis 13 Uhr). Das Tool ist aus meiner Sicht die gängigere Variante für alle, die nicht nur aus Spaß im Netz surfen, sondern es auch zum Arbeiten benötigen, etwa für Recherche oder um Blogeinträge zu verfassen. Den Leech Blocker gibt es kostenlos, die Entwickler freuen sich aber natürlich über eine kleine Unterstützung für Ihre Arbeit.
Wer fleißig war, wird belohnt
… und zwar von sich selbst. Einen langen Text in einem Rutsch konzentriert durchgeschrieben? Das Telefonat mit einem schwierigen Kunden erfolgreich über die Bühne gebracht? Ein technisches Problem auf Anhieb gelöst? Dann ist es Zeit für eine kleine Belohnung, die sich jeder selber aussuchen darf. Die eine holt sich einen Kaffee und unterhält sich ein paar Minuten mit der Lieblingskollegin, der andere guckt kurz ins Netz oder geht mal an die frische Luft. Eigenlob stinkt in diesem Fall mal nicht, sondern erhält die Selbstmotivation. Und ist für Selbstständige absolut überlebenswichtig…
Experten raten übrigens dazu, etwa alle 30 Minuten eine ganz kurze Pause zu machen, um Müdigkeitserscheinungen und Konzentrationsschwächen vorzubeugen. Meiner Erfahrung nach muss das jeder für sich selbst austesten. Wenn ich bei einer Aufgabe so richtig im Flow bin, werde ich weder nach 30 noch nach 90 Minuten müde. Stellt sich der Flow nicht ein, sieht es natürlich etwas anders aus…
(R)eine Übungssache
Konzentration ist keine Gabe, sondern Übungssache. Natürlich gibt es Unterschiede zwischen den Menschen, aber mit Training lässt sich viel erreichen. Und viele dieser Übungen lassen sich ganz einfach in den Arbeitsalltag einbauen. Einerseits kann man so langfristig seine Konzentrationsfähigkeit steigern, andererseits beugt man akuten Unkonzentriertheiten vor.
Übung 1: Buchstaben zählen
Sucht Euch einen Text in einem Magazin aus oder – wenn es unauffälliger sein muss – druckt einen beruflichen Text aus. Dann markiert und zählt Ihr alle „N“s oder „L“s oder „K“s. In der Profivariante werden die Buchstaben direkt am Bildschirm gezählt.
Übung 2: Rückwärts schreiben
Nehmt Euch Stift und Papier und schreibt mit gespiegelten Buchstaben einen Text komplett verkehrt herum. Hört sich nach Kinderkram an, ist aber höllisch schwer!
Übung 3: Bewusst in die Luft starren
Sucht Euch einen Punkt an der Wand, auf dem Boden etc. Und auf den guckt Ihr dann. Zwei Minuten oder auch drei. Außer Gucken ist nichts erlaubt. Konzentriert Euch nur auf den Punkt. Diese Fokussierung sollte Euch dabei helfen, anschließend auch Eure Gedanken wieder auf den Punkt bringen zu können.
Falls Ihr noch mehr Konzentrationsübungen braucht: Auf karrierebibel.de findet Ihr konkrete Aufgaben und eine Reihe von Links zu Seiten, die sich nur mit diesem Thema beschäftigen!
