Der E-Mail-Server spielt eine der Hauptrollen in der E-Mail-Kommunikation: Er empfängt E-Mails, sendet sie, leitet sie weiter und speichert sie für den späteren Abruf. Betrieben wird der Mailserver vom Anbieter, bei dem die E-Mail-Adresse beziehungsweise das Webhosting-Paket angemeldet wurden.
Als Benutzer greift man über seinen E-Mail-Account und die E-Mail-Adresse auf den E-Mail-Server zu. Dieser speichert die von einem E-Mail-Client gesendeten Nachrichten solange zwischen, bis sie vom Empfänger abgerufen werden. Das ist entweder mit dem Post Office Protocol (POP) oder dem Internet Message Access Protocol (IMAP) möglich.
Für einen reibungslosen Ablauf arbeitet der Mailserver mit zahlreichen weiteren Modulen zusammen. Dazu gehören unter anderem:
der Mail Transfer Agent, der Mails annimmt und weiterleitet;
der Mail Retrieval Agent, der Mails von anderen Servern abruft;
der Mail Delivery Agent, der Mails in die richtigen Postfächer einsortiert.
Zudem verfügen Mailserver über verschiedene Filter, die Spam-Mails sowie mit Schadsoftware infizierte Nachrichten automatisch aussortieren. Gut funktionierende Filter schützen zuverlässig vor Viren, Würmern und anderen Angriffen aus dem Netz.