E-Mail schreiben leicht gemacht: Mit diesen Tipps überzeugst Du jeden Empfänger

E-Mails gehören längst zu unserem Alltag. Ob Du Angebote an Kunden schickst, bei einer Partneragentur nachfragst oder Dich für einen neuen Auftrag bewirbst – mit einer guten E-Mail machst Du den entscheidenden Unterschied. Doch was heißt eigentlich „gut“ in diesem Zusammenhang?

Gerade als Selbstständige:r oder Freelancer:in hast Du nicht die Zeit, Dich lange mit Formulierungen oder Formalitäten aufzuhalten. Deine E-Mails sollen professionell wirken, klar auf den Punkt kommen und dabei trotzdem persönlich sein. Besonders wichtig dabei: Nutze am besten eine eigene E-Mail-Domain – das wirkt deutlich seriöser als kostenlose Standardadressen. Genau dabei hilft Dir dieser Artikel: Du bekommst eine praxisnahe Anleitung, Tipps aus dem Alltag und konkrete Beispiele, wie Du in Zukunft noch bessere E-Mails schreibst – schnell und sicher.

Warum ist eine gut geschriebene E-Mail wichtig?

Was ist eine gute E-Mail?

Eine gute E-Mail ist klar formuliert, gut strukturiert und auf den Empfänger abgestimmt. Sie vermittelt Deine Botschaft ohne Missverständnisse, wirkt professionell und spart Zeit – für Dich und für Dein Gegenüber. Dabei kommt es nicht nur auf die Worte an, sondern auch auf die Form: Betreff, Anrede, Aufbau und Abschluss spielen eine große Rolle.

Warum ist das wichtig?

Gerade im Online-Business hast Du oft keinen persönlichen Kontakt. Die E-Mail ist dann Dein erster Eindruck – und manchmal der einzige.
Eine unklare, unstrukturierte oder fehlerhafte Mail kann schnell unprofessionell wirken. Umgekehrt schaffst Du mit einer gut geschriebenen E-Mail Vertrauen, zeigst Deine Kompetenz und verbesserst Deine Chancen auf eine positive Reaktion.

Für wen ist das relevant?

Für Dich als Selbstständige:r, Freelancer:in oder Inhaber:in einer kleinen Agentur sind E-Mails tägliches Werkzeug:

• bei Angebotsanfragen und Kundenkommunikation
• bei Abstimmungen mit Partner:innen oder Dienstleistern
• bei Bewerbungen auf Projekte
• beim Networking oder bei Presseanfragen
• im Kontakt mit Support oder Behörden

Kurz: überall dort, wo Du professionell auftreten willst.

Wie schreibt man eine gute E-Mail?

Was macht eine E-Mail gut?

Eine gute E-Mail ist klar, strukturiert und zielgerichtet. Dein Gegenüber soll ohne langes Lesen verstehen:

• Was willst Du?
• Warum schreibst Du?
• Was soll als Nächstes passieren?

Das gelingt am besten, wenn Du Dich in die Perspektive der Empfänger:innen versetzt. Was wissen sie schon? Welche Informationen brauchen sie? Was könnten sie als Nächstes tun?

Warum lohnt sich dieser Aufwand?

Gerade im Business-Alltag werden unzählige E-Mails verschickt. Wer sich hier positiv abhebt, fällt auf – und wird ernster genommen.
Gleichzeitig sparst Du Dir mit gut formulierten Mails viel Hin und Her. Eine klar strukturierte Nachricht reduziert Missverständnisse und unnötige Rückfragen.

E-Mail schreiben: Schritt-für-Schritt Anleitung

Damit Du künftig mit System vorgehst, hier eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Du direkt auf Deine E-Mail-Praxis anwenden kannst.

Schritt 1: Die richtige E-Mail-Adresse

Bevor es losgeht, prüfe:

• Ist die Adresse korrekt geschrieben?
• Erreichst Du damit die richtige Ansprechperson?

Vermeide Tippfehler – sonst kommt Deine E-Mail nie an. Besonders bei größeren Firmen lohnt sich ein Blick ins Impressum oder auf LinkedIn, um die passende Kontaktperson zu finden.

Schritt 2: Der passende Betreff

Der Betreff entscheidet oft, ob Deine E-Mail überhaupt geöffnet wird.
Er sollte klar und konkret sein. Beispiel aus dem Alltag einer Freelancerin:

❌ „Frage“
✅ „Rückfrage zum Angebot für Webdesign-Projekt Müller GmbH“

👉 Tipp: Formuliere den Betreff erst am Schluss, wenn Du weißt, was wirklich drinsteht.

Schritt 3: Die Anrede

Hier zeigt sich Deine Professionalität. Faustregel:

• Geschäftlich: Sehr geehrte:r Herr/Frau …
• Lockeres Business-Umfeld: Hallo [Vorname Nachname]
• Bestehender Kontakt: Hallo [Vorname]

Wenn Du den Namen nicht kennst: „Guten Tag“ ist neutraler als „Sehr geehrte Damen und Herren“, das oft altmodisch wirkt.

Schritt 4: Die Einleitung

Starte freundlich und geh direkt auf den Grund der E-Mail ein. Beispiel:

"ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich melde mich bezüglich Ihres Angebots für die neue Domainverwaltung."

Vermeide Floskeln wie „Hiermit möchte ich mich erkundigen…“. Schreibe aktiv und persönlich.

Schritt 5: Der Hauptteil

Jetzt kommt der Kern Deiner Botschaft.
Strukturiere den Text übersichtlich:

• ein Thema pro Absatz
• bei mehreren Punkten: Aufzählungen nutzen

Beispiel: Du stellst Fragen zu einem Hosting-Angebot:

"Könnten Sie mir bitte folgende Informationen geben:
– Welche SSL-Zertifikate sind im Paket enthalten?
– Wie flexibel ist der Vertragswechsel?
– Gibt es einen Support-Kontakt bei technischen Fragen?"

Schritt 6: Der Schluss

Fasse zusammen, was Du erwartest:

"Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung und stehe bei Rückfragen gerne zur Verfügung."

👉 Wichtig: Einen klaren Call-to-Action formulieren (z. B. „Bitte senden Sie mir die Unterlagen bis Freitag“).

Schritt 7: Grußformel

Passend zur Tonalität der Mail:

• Förmlich: Mit freundlichen Grüßen
• Persönlicher Kontakt: Viele Grüße oder Beste Grüße
• Kreativ, wenn passend: Sonnige Grüße aus Hamburg

Schritt 8: Signatur

Hier solltest Du immer folgende Infos angeben:

• Vollständiger Name
• Position / Firma
• Website / Portfolio
• Kontaktmöglichkeiten (Telefon, E-Mail)

Beispiel für Freelancer:

Anna Beispiel
Webdesignerin | annabeispiel.de
Telefon: 01234 / 56789
E-Mail: anna@annabeispiel.de

E-Mail schreiben: Dos and Don’ts

Was solltest Du unbedingt tun?

✅ Klare Struktur verwenden
Nutze Absätze und – wenn sinnvoll – Aufzählungen. Niemand liest gerne Textblöcke.

✅ Auf den Punkt kommen
Schreibe prägnant. Besonders Entscheider:innen haben wenig Zeit.

✅ Rechtschreibung und Grammatik prüfen
Fehler wirken unprofessionell. Nutze Tools wie LanguageTool oder die Duden-Korrektur.

✅ Den richtigen Ton treffen
Passe die Formulierung ans Gegenüber an: formell bei Behörden oder Neukunden, lockerer bei langjährigen Partnern.

✅ Persönlich bleiben
Gerade im digitalen Umfeld ist ein freundlicher, persönlicher Stil sympathisch und verbindend.

Was solltest Du vermeiden?

❌ Zu lange E-Mails
Halte Dich an die Faustregel: So kurz wie möglich, so ausführlich wie nötig.

❌ Unklare Betreffzeilen
Ein nichtssagender oder leerer Betreff landet schnell im Spam oder bleibt ungelesen.

❌ Zu viele Fachbegriffe oder Abkürzungen
Nicht jede:r kennt branchenspezifische Kürzel. Erkläre oder verzichte darauf.

❌ Zu spät antworten
Gerade im Business-Kontext erwarten viele spätestens nach 1–2 Werktagen eine Rückmeldung.

5. Formelle vs. informelle E-Mails

Worin unterscheiden sie sich?

Wie findest Du den richtigen Stil?

Frage Dich:

• Wie gut kenne ich mein Gegenüber?
• In welchem Umfeld bewegen wir uns (Branche, Kultur)?
• Was ist bei diesem Kontakt angemessen?

Beispiel:
An einen neuen Geschäftskunden im Hosting-Bereich schreibst Du eher formell.
An einen Designer-Kollegen, mit dem Du schon lange kooperierst, darf es lockerer sein.

Beispiele für gelungene E-Mails

Konkrete Beispiele helfen oft mehr als jede Theorie. Hier ein paar typische Situationen aus dem Alltag von Selbstständigen und kleinen Agenturen:

Beispiel 1: Bewerbung auf ein Projekt

Betreff: Bewerbung als Texterin für Ihren neuen Onlineshop

Text:
Sehr geehrte Frau Müller,

ich habe Ihre Ausschreibung für die Texterstellung Ihres neuen Onlineshops auf [Plattform] gesehen. Als erfahrene Texterin mit Schwerpunkt E-Commerce unterstütze ich seit mehreren Jahren Unternehmen bei der Conversion-optimierten Gestaltung ihrer Produkttexte.

Gern sende ich Ihnen auf Wunsch Arbeitsproben und Referenzen. Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung und stehe für Fragen selbstverständlich zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen
Anna Beispiel

Beispiel 2: Anfrage an einen Koope­ra­ti­ons­partner

Betreff: Anfrage zur Kooperation im Bereich Hosting & Domains

Text:
Hallo Herr Schneider,

ich bin auf Ihre Agentur aufmerksam geworden und finde Ihre Arbeit im Bereich Webentwicklung sehr spannend. Da ich als selbstständiger Hosting-Partner häufig mit Agenturen zusammenarbeite, möchte ich anfragen, ob Interesse an einer Kooperation besteht.

Vielleicht können wir bei einem kurzen Telefonat die Möglichkeiten besprechen? Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung!

Beste Grüße
Markus Beispiel

Beispiel 3: Follow-up nach einem Kennen­lern­ge­spräch

Betreff: Vielen Dank für das Gespräch – weitere Infos im Anhang

Text:
Hallo Frau Keller,

herzlichen Dank für das freundliche Gespräch gestern. Anbei sende ich Ihnen wie besprochen die Übersicht zu meinen Servicepaketen im Bereich SEO-Optimierung.

Sollten Sie noch Fragen haben, stehe ich Ihnen jederzeit gern zur Verfügung.

Viele Grüße
Laura Beispiel

Beispiel 4: Danksagung nach Abschluss eines Projekts

Betreff: Vielen Dank für die tolle Zusammenarbeit!

Text:
Hallo Herr Fischer,

vielen Dank für die vertrauensvolle Zusammenarbeit beim Relaunch Ihrer Website. Es hat mir großen Spaß gemacht, Ihr Projekt zu begleiten. Ich freue mich, wenn wir auch künftig in Kontakt bleiben!

Beste Grüße
Nina Beispiel

Häufige Fragen rund ums E-Mail schreiben

Wie lang sollte eine E-Mail sein?

So kurz wie möglich – aber so ausführlich wie nötig.
Richtwert: 5 bis 10 Sätze. Bei komplexeren Themen gern mit Zwischenüberschriften oder Aufzählungen.

Welche Dateiformate im Anhang verwenden?

Am besten universell lesbare Formate wie:

• PDF für Dokumente
• JPG oder PNG für Bilder
  Vermeide proprietäre Formate (z. B. PSD oder DOCX ohne Rückfrage).

Wann ist der beste Zeitpunkt zum Versenden?

Business-E-Mails schickst Du am besten:

• werktags zwischen 8 und 11 Uhr oder
• zwischen 13 und 16 Uhr

Früh am Morgen oder am späten Nachmittag gehen sie oft unter.

Smarte Tools und Hilfen für bessere E-Mails

Gerade als Selbstständige:r oder Freelancer:in hast Du viel um die Ohren. Mit den richtigen Tools sparst Du Zeit und verbesserst die Qualität Deiner E-Mails.

Hier ein paar praxisnahe Empfehlungen:

Rechtschreib- und Stilprüfung

• LanguageTool
  Online-Tool für Grammatik, Rechtschreibung und Stilvorschläge. Funktioniert im Browser und als Plug-in für viele E-Mail-Programme.
• Duden Mentor
  Besonders gut für stilistisch saubere und formelle E-Mails im Business-Kontext.

E-Mail-Vorlagen und Textbausteine

• TextExpander oder PhraseExpress
  Ermöglichen Dir, häufig genutzte Formulierungen und Signaturen per Kürzel einzufügen.
• Google Vorlagen oder Outlook Vorlagen
  Nutze vorgefertigte Drafts für Standard-Mails (z. B. Angebotsanfragen, Projektupdates).

KI-gestützte Formu­lie­rungs­hilfe

• ChatGPT
  Kann helfen, komplexe Inhalte auf den Punkt zu formulieren oder verschiedene Tonalitäten (formell vs. informell) vorzubereiten.

Wichtig: Immer mit gesundem Menschenverstand prüfen und an Deinen Stil anpassen!

Fazit: E-Mail schreiben ist kein Hexenwerk

Wenn Du die Grundregeln kennst und Dich ein wenig an den Bedürfnissen Deiner Zielgruppe orientierst, schreibst Du ganz automatisch bessere E-Mails.

Zusammengefasst:

• Nutze einen klaren Betreff.
• Strukturiere den Inhalt übersichtlich.
• Achte auf Tonalität und Zielgruppe.
• Spare Zeit durch Vorlagen und Tools.
• Vermeide typische Fehler.

Gerade im Online-Business bist Du damit professioneller unterwegs und stärkst Deine Außenwirkung – ob bei Kunden, Partner:innen oder neuen Kontakten.

Und denk dran: Übung macht den Meister! Je öfter Du bewusst gute E-Mails schreibst, desto leichter geht es Dir von der Hand.