„Hilfe, ich ertrinke!“: Wie Ihr die Mail-Flut endlich in den Griff bekommt

Morgens, 9 Uhr , irgendwo in Deutschland: Ab an den Schreibtisch, Rechner hochfahren, Mailfach öffnen und dann erstmal die eingegangene Post bearbeiten. Eigentlich sind dafür nur ein paar Minuten gedacht, am Ende wird daraus aber sehr oft eine ganze Stunde oder mehr. Keine Frage: E-Mails sind praktisch. Aber sie können auch nerven. Und sie rauben einem jede Menge Zeit. Deswegen beschäftigen wir uns heute mit verschiedenen Strategien, mit denen sich der Mail-Overkill in den Griff kriegen lassen soll.

Im Gegensatz zu Briefen kosten E-Mails kein Porto. Sie sind oft unkomplizierter als ein Anruf und machen weniger Arbeit als ein Fax. Die Folge: Es wird heute gemailt, was das Zeug hält. Für jeden kleinen Anlass und sehr oft, ohne darüber nachzudenken, ob sich die Angelegenheit nicht auch anders lösen lassen würde. Natürlich sind Mails zwischendurch auch mal eine nette Ablenkung, aber vermutlich kennen die meisten von uns auch solche Tagen, an denen man vor lauter Mails nicht mehr zur eigentlichen Arbeit kommt. Doch selbst wer 100 und mehr Mails am Tag erhält, muss nicht zwangsläufig im Mitteilungsstrom untergehen –  Ihr habt es selbst in der Hand, Euer Mail-System effizienter zu gestalten.

Regel Nummer 1: Viele Mails erledigen sich von selbst

Foto: panthermedia.net/Phovoi R.

Vermutlich habt Ihr den Tipp, Mails nur zu bestimmten Zeiten am Tag zu beantworten, schon dutzende von Malen gehört. Es gibt sicherlich Menschen, die so konsequent sind oder die Jobs haben, in denen das auch funktioniert. Ich selber gehöre leider zu den Menschen, die auch unterwegs regelmäßig ihre Mails abrufen und in der Regel schnell antworten. Es gibt aber seltene Tage, an denen das nicht möglich ist. Und siehe da: Eine ganze Reihe der aufgelaufenen Mails hat sich dann tatsächlich schon erledigt und kann einfach gelöscht werden. Und wer ein wirklich dringendes Anliegen hat, hat mich stattdessen dann doch angerufen oder auf meine Mailbox gesprochen.

Die Erfahrung zeigt: E-Mails sind ein System, das sich selbst am Laufen hält. Wer morgens brav als erstes seine Mails beantwortet, wird kurz darauf bereits wieder Antworten auf seine Antworten im Fach haben und erneut reagieren müssen. Das eigentlich so schnelle Kommunikationsmittel E-Mail wird damit zu einer Bremse für Eure Arbeitseffektivität. Also: Stellt für Euch selbst einen Zeitplan auf mit festen Terminen für die Bearbeitung Eurer E-Mails – kein 08/15-Plan, sondern ein Timetable, der wirklich zu Euren Bedürfnissen passt. Entscheidend ist, dass Ihr so diszipliniert seid und Euch auch an Eure Vorgaben haltet.

Regel Nummer 2: Öffnen, lesen, bearbeiten, löschen

An dieser Stelle muss ich bekennen: Ich habe mein Mail-Postfach gesprengt. Schon mehrfach. Und eigentlich ist da viel, viel Platz. Aber ich bin ein ganz schlechter Mail-Löscher und für Effizienz-Experten zumindest in dieser Hinsicht ein Alptraum. Wie bestimmt sehr viele andere Menschen auch öffne ich meistens mein Postfach, checke meine Mails, denke mir: „Das musst Du beantworten und das auch“ und dann mache ich erst mal was anderes. Eine Stunde später muss ich die betreffenden Mails dann erneut aufrufen, um sie dann hoffentlich endlich zu bearbeiten – ich mache mir also regelmäßig doppelte Arbeit. Doch ich gelobe Besserung und versuche mich fortan an Regel Nummer 2 zu halten, so gut es geht: Postfach öffnen, Mails lesen, beantworten (oder auch nicht), löschen bzw. ins entsprechende Archiv verschieben. Kein doppeltes Suchen mehr, keine endlose Mailschlange mehr, sondern ein aufgeräumtes Mailfach…

Regel Nummer 3: Weniger schreiben

Foto: panthermedia.net/Nicolas Nadjar

Wie bereits festgestellt: E-Mails sind ein System, das sich selbst am Laufen hält. Ihr könnt dem System aber ganz einfach den Stecker ziehen, indem Ihr selber insgesamt weniger E-Mails schreibt. Böse gesagt geht es darum, mehr zu denken und weniger zu tippen. Muss ich über jeden einzelnen Schritt bei einem Projekt dem Rest des Teams Rechenschaft ablegen oder kann ich das auch in einer Überblicks-Mail? Lässt sich eine Frage nicht vielleicht schneller klären, wenn ich kurz ins Büro nebenan gehe und den Kollegen dort direkt frage? Oder wird auf Mail vielleicht gar keine Antwort erwartet?

Regel Nummer 4: Sei kurz, sei präzise

“All you should do is explain who you are, what you want, why you should get it, and when you need it by.” Soweit der US-amerikanische Autor Guy Kawasaki zum Thema E-Mail-Länge. Er rät dazu, dass keine (berufliche) Mail mehr als fünf Sätze haben sollte. Alles, was mehr Erklärungen braucht, lässt sich schneller und einfacher am Telefon oder im persönlichen Gespräch klären. Es geht dabei nicht darum, nur ein „ok“ in die Mail-Runde zu werfen – es geht darum, sich vorab Gedanken über den Inhalt der Mail zu machen und diesen dann genau auf den Punkt zu bringen. Klar formuliert und so strukturiert, dass sich alle relevanten Punkte auf einen Blick erfassen lassen. Je präziser eine Mail formuliert ist, desto weniger Anlass für Rückfragen wird sie bieten. Und je kürzer sie ist, desto weniger Gelegenheit haben notorische Viel-Mailer, Euch eine langwierige Folgekonversation anzuhängen.

Regel Nummer 5: Eindeutige Betreffzeilen

Ich bekomme regelmäßig Mails von einem Menschen, der im Wechsel entweder den gesamten Inhalt seiner Mail in die Betreffzeile packt oder kryptische Kürzel in den Betreff packt. Eines ist aus meiner Sicht so schlimm wie das andere. Was ich mir stattdessen wünschen würde: Eine kurze Betreffzeile, in der in wenigen Worten steht, um was es in der Mail geht. Das erleichtert das Vorsortieren der Mails ungemein. Was muss ich gleich beantworten? Was kann weg? Was möchte ich aufheben, weil es zu einem bestimmten Thema passt? Vor allem lässt sich eine Mail mit einem passenden Betreff auch später noch problemlos wieder auffinden. Bei kryptischen Kürzeln kann das dagegen schwierig werden und genau die Zeit mehr in Anspruch nehmen, die man gerade eigentlich nicht hat…

Regel Nummer 6: Mail-Schleudern abschalten – jetzt!

Seid Ihr auch bei Facebook, Xing, Twitter, Google+, Pinterest… ? Wie schön, denn dann bekommt Ihr bestimmt auch jeden Tag ganz viele Benachrichtigungen zu Events, Einladungen, Geburtstagen, Job-Angeboten und was es sonst noch alles schönes in den sozialen Netzwerken gibt. Ich frage mich, ob irgendwer diese Benachrichtigungen überhaupt öffnet und liest oder ob sie gleich alle in den Papierkorb verschoben werden. Diesen Klick könnt Ihr Euch sparen, wenn Ihr Eure Konten in den jeweiligen Netzwerken entsprechend einstellt. Wie das geht, unterscheidet sich natürlich von Dienst zu Dienst. In der Regel müsst Ihr dafür aber einfach nur auf „Einstellungen“ oder „Kontoeinstellungen“ gehen und dann zum Punkt „Benachrichtigungen“.

Solltet Ihr zusätzlich unter einer Newsletter-Flut leiden, opfert am besten wirklich mal einen halben Tag, setzt Euch hin und lasst Euch aus den Listen wieder austragen. Auf Dauer gesehen ist es wirklich eine lohnende Investition, 10, 20 oder 30 Mails dieser Art weniger am Tag zu bekommen.

Und zum Schluss…

kommt hier noch ein Verweis auf Sascha Lobo, der nach eigenen Angaben unter chronischem Mail-Versagen leidet und deshalb mit ausgefeilten Techniken dafür kämpft, so wenig E-Mails wie möglich zu bekommen. Er rät unter anderem dazu, E-Mails so langweilig bis nichtssagend zu formulieren, dass dem Adressaten jede Lust vergeht, zu antworten.

Ob mit dieser Methode oder unseren etwas gewöhnlicheren Tipps: Wir wünschen Euch viel Erfolg dabei, die Mail-Flut in den Griff zu bekommen. Und falls Ihr noch den ultimativen Tipp zu diesem Thema habt: Schickt uns doch mal eine Mail…

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Ein Gedanke zu „„Hilfe, ich ertrinke!“: Wie Ihr die Mail-Flut endlich in den Griff bekommt

  1. Wenn man sich ständig im Internet bewegt, bleibt es nicht aus, dass man vermehrt Mails bekommt die man nicht gebrauchen kann. Aber auch diese Mails mag ich zum Teil, denn man kann damit indirekte Bewerbung seines eigenen Produktes betreiben. Ganz einfach geht das bei Googemail. Eine Signatur eingebaut und so eingestellt, dass auf jede ankommende Mail eine Antwortmail mit der Werbesignatur an den Mailversender rausgeht. Nur kann der Schuss aber auch manchmal nach hinten losgehen: Nicht immer ist es gut auf diese Weise Werbung zu betreiben, denn wenn auf eine automatische Mail auf diese Art geantwortet wird, kommt meistens die automatische Antwort des Mailproviders dass die Mail nicht zustellbar ist. U.U. kann sich das gegenseitige automatische Antworten sehr oft wiederholen.Das kann man aber unterbrechen, in dem man eine der ständig wieder ankommenden Mails löscht und das wars.

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